Shadow IT: los riesgos de las tecnologías no autorizadas en empresas

• Alex De los Llanos Dueñas
• Marzo 2025

Te voy a contar algo que probablemente no sorprenda a nadie, pero que sigue siendo un problema gigantesco en muchas organizaciones: la gente hace lo que necesita para trabajar, aunque eso signifique saltarse las reglas.

Y no lo digo con mala intención. Todos lo hemos hecho alguna vez. ¿Nunca descargaste una app porque la oficial era un desastre? ¿O usaste tu cuenta personal de Google Drive porque el sistema interno de archivos era una pesadilla? ¿O instalaste un programa sin pedir permiso porque lo necesitabas para entregar algo urgente? Bienvenido al mundo de la Shadow IT.

Suena misterioso, ¿verdad? Como algo salido de una película. Pero en realidad es mucho más común (y peligroso) de lo que parece. Shadow IT no es otra cosa que el uso de tecnologías, aplicaciones o servicios sin la aprobación del departamento de TI de la empresa.

Y aunque muchas veces nace de una necesidad real —“esto me ayuda a ser más eficiente”—, la verdad es que abre una puerta enorme a riesgos de ciberseguridad, pérdida de datos y caos operativo.

Hoy quiero contarte por qué esto es un problema serio, pero también cómo se puede abordar sin criminalizar a los empleados ni apagar su iniciativa. Porque, al final del día, la clave está en entender por qué pasa y cómo convivir con ello sin ponernos en modo policía de sistemas.

¿Qué es exactamente Shadow IT y por qué sucede?

Mira, Shadow IT no es necesariamente malicioso. Nadie está intentando sabotear a la empresa (al menos, no en la mayoría de los casos). Simplemente, muchas personas quieren hacer su trabajo bien, rápido y con menos fricción.

¿La herramienta oficial para videollamadas falla todo el tiempo? Uso Zoom, aunque no esté aprobado.
¿El sistema de gestión de proyectos es engorroso? Me abro un Trello.
¿La plataforma de almacenamiento es lenta o está llena de restricciones? Subo los archivos a mi cuenta personal de Dropbox o Google Drive.

Y así, sin darnos cuenta, vamos construyendo una infraestructura paralela dentro de la empresa que no está bajo el radar de los responsables de seguridad.

¿Por qué lo hacen los empleados? Hay muchas razones:

• Porque las herramientas oficiales son lentas o ineficientes.
  
  
• Porque los procesos para pedir aprobación son lentos y burocráticos.
  
  
• Porque muchas veces ni siquiera saben que están “haciendo algo mal”.
  
  
• Y, sobre todo, porque quieren hacer las cosas bien.
  
  

Y eso es lo más curioso del Shadow IT: no suele partir de una mala intención, sino del deseo de trabajar mejor. Pero como suele pasar, el camino al infierno está pavimentado de buenas intenciones.

Los riesgos que nadie quiere ver… hasta que ya es tarde

Ahora bien, si todo esto nace del entusiasmo y la productividad, ¿por qué es tan peligroso?

La respuesta es simple: porque lo que no se ve, no se puede proteger.

Cuando los empleados usan servicios no autorizados, los equipos de TI no tienen forma de monitorear su seguridad, ni saber qué datos están circulando por ahí. Y eso, en pleno 2025, es una locura.

Imagina esto: un empleado sube documentos confidenciales a su cuenta personal de almacenamiento en la nube porque quiere trabajar desde casa el fin de semana. Perfecto, compromiso total.
Pero su cuenta no tiene autenticación en dos pasos. Y su contraseña es la misma que usa para Netflix, Instagram y vaya uno a saber qué más. Un día, su correo personal se ve comprometido.
Y de repente, la información de tu empresa está en manos de alguien que no debería ni saber que existes.

Eso es solo un ejemplo. Pero hay más:

• Riesgos de cumplimiento normativo. Si tu empresa maneja datos personales o información sensible, debes cumplir con regulaciones como el RGPD. Si esos datos terminan en una app no aprobada, podrías estar incumpliendo la ley sin saberlo.
  
  
• Fugas de datos accidentales. No todos los servicios tienen la seguridad mínima requerida. Un error de configuración puede dejar expuestos archivos a cualquiera con un enlace.
  
  
• Incompatibilidades técnicas. El uso de apps externas puede chocar con los sistemas internos, generar conflictos y hasta hacer que todo se caiga.
  
  
• Dificultad para responder ante incidentes. Si algo sale mal en una plataforma no autorizada, TI no tiene forma de investigar ni contener el daño.
  
  

Lo más grave de todo es que muchas empresas no saben cuánta Shadow IT tienen realmente. Porque al no estar registrada, simplemente no aparece. Y cuando lo descubren, suele ser porque algo explotó.

¿Cómo se soluciona esto sin matar la innovación?

Aquí es donde entra la parte interesante. Porque la solución no puede ser prohibir todo, ni ponerse en plan carcelero. Eso solo lleva a más rebeldía digital.

Hay que entender que los empleados usan herramientas externas porque necesitan soluciones. Entonces, lo primero que hay que hacer es escuchar. Sí, escuchar.

Habla con los equipos. Pregunta qué usan, qué les molesta del sistema actual, qué soluciones encontraron por su cuenta. Te aseguro que vas a descubrir cosas que nunca habías imaginado. Y en muchos casos, vas a encontrar herramientas que valen la pena integrar oficialmente.

Lo segundo es trabajar en crear una cultura de seguridad, no de castigo. Que la gente entienda que usar una app no aprobada no es “ser más proactivo”, sino que puede poner en riesgo a toda la organización.

Una empresa que quiere protegerse de la Shadow IT tiene que:

• Educar a sus equipos sobre los riesgos. Pero de forma cercana, real, sin tecnicismos aburridos. Historias reales, ejemplos cotidianos, consecuencias concretas.
  
  
• Simplificar los procesos de aprobación. Si pedir una herramienta nueva toma tres semanas y cinco firmas, nadie va a esperar.
  
  
• Ofrecer alternativas seguras y eficientes. Si el sistema oficial es un dolor de cabeza, no esperes que la gente lo use.
  
  
• Implementar soluciones de monitoreo respetuosas. Existen herramientas que pueden detectar qué servicios se están usando sin invadir la privacidad del usuario. No se trata de espiar, sino de tener visibilidad.
  
  

Y sobre todo, hay que entender algo: la gente no es el problema, la gente es la solución. Si les das buenas herramientas y los haces parte de la estrategia, el Shadow IT deja de ser un enemigo y se convierte en una oportunidad para mejorar.

Conclusión

Shadow IT no es una moda ni una excepción. Es una realidad constante en el mundo del trabajo digital. Y cuanto antes la aceptemos, mejor podremos gestionarla.

No se trata de reprimir ni de imponer por la fuerza. Se trata de abrir conversaciones, modernizar sistemas, y crear una cultura donde la innovación y la seguridad vayan de la mano.

Porque al final, lo que más daño hace no es que alguien use una app no aprobada. Lo que más daño hace es no saber que lo están haciendo.

Así que la próxima vez que descubras que alguien del equipo está usando su propia solución para trabajar, no lo señales con el dedo. Pregunta por qué lo hizo. Y escúchalo bien. Ahí, en esa conversación, puede estar la clave para construir una empresa más segura, más ágil y más conectada con su gente.

Y no lo olvides, si necesitas ayuda con la ciberseguridad de tu negocio, contacta con nosotros de inmediato.