El caso: Belarza cambia de banco

n0 · Martes, 11:20

Situación. Martes, 11:20. Llevas la administración de Quintalba Ingeniería. Belarza Suministros es proveedor desde hace seis años y se le paga a final de mes. Llega un correo de Rosa, tu contacto de siempre en Belarza, con su firma de siempre: «Hemos cambiado de entidad bancaria. Adjunto el certificado de titularidad de la cuenta nueva. Por favor, usadla ya para la factura de este mes». El viernes hay que pagar 18.400 euros.

• A) Cambias la cuenta en la ficha del proveedor: el correo es de Rosa y trae el certificado. → c-0-A
• B) Respondes al correo preguntando si es correcto. → c-0-B
• C) Llamas a Belarza al teléfono que tienes en su ficha desde hace años, no al que aparece en el correo. → c-0-C

c-0-A · Consecuencia

el viernes, la factura real de Belarza se paga en la cuenta nueva. Belarza no ha cambiado de banco.

Camino malo. El correo salió del buzón de Rosa, pero no lo escribió ella: alguien había entrado en su cuenta.

• A) Seguir → d1

c-0-B · Consecuencia

te contestan en diez minutos: «Sí, es correcto, gracias por comprobarlo». Contesta quien controla el buzón.

Camino malo. Preguntar por el mismo canal no comprueba nada.

• A) Seguir → d1

c-0-C · Consecuencia

Rosa se sorprende: no han cambiado de banco y no ha enviado nada. Avisa a su informático.

Camino bueno. Dos minutos de llamada.

• A) Seguir → d1

d1 · Decisión 2

• A) Lo pagas: lo pide el gerente y explica por qué. → c-1-A
• B) Llamas a Pablo a su móvil de siempre, o vas a su despacho. → c-1-B
• C) Esperas a mañana por si lo vuelve a pedir. → c-1-C

c-1-A · Consecuencia

el dinero sale. Pablo no había escrito nada: el remitente era una dirección parecida, con una letra cambiada.

Camino malo. Quien intentó el primer engaño ha probado el segundo.

• A) Seguir → d2

c-1-B · Consecuencia

no ha pedido nada. Reenviáis los dos correos a Soporte TI.

Camino bueno. Una orden de pago del director también se comprueba; un director que conoce el procedimiento lo agradece.

• A) Seguir → d2

c-1-C · Consecuencia

no pagas, y eso evita el daño. Pero nadie más se entera de que hay alguien intentándolo con Quintalba.

Camino aceptable. No pagar está bien; falta avisar.

• A) Seguir → d2

d2 · Decisión 3

• A) Nada: ya lo hemos parado y estamos avisados. → f-2-A
• B) Que ningún cambio de cuenta se registre sin una llamada al teléfono de la ficha y sin el visto bueno de una segunda persona, y que quede apuntado quién llamó y cuándo. → f-2-B
• C) Bloquear todos los correos con adjuntos de proveedores. → f-2-C

f-2-A · Final «Camino malo»

dentro de ocho meses estás de vacaciones y el correo le llega a quien te sustituye.

Lección: Lo que hoy ha funcionado ha sido una persona, no un procedimiento.

f-2-B · Final «Camino bueno»

se escribe en media página y se aprueba esa semana.

Lección: La regla protege también a quien paga: ya no decide sola.

f-2-C · Final «Camino malo»

a la semana nadie puede recibir una factura. Se quita el bloqueo.

Lección: La medida tiene que dejar trabajar; si no, alguien la desactiva.